Gruppenbuchungen

In diesem Guide lernst du, wie du mit Gruppenanfragen umgehst und schnell und einfach eine Gruppenbuchung zusammenstellen, anpassen und als Angebot an den anfragenden Gast versenden kannst. Du wirst sehen - es geht sehr einfach!

Hinweis: Diese Anleitung gibt es auch in einem Kurzvideo zum Anschauen.

Ausgangssituation

Eine Gruppenbuchung besteht bei CloudCamping aus einer Buchung mit mehreren Teilbuchungen. Bekommst du per Mail oder Telefon eine Anfrage für beispielsweise drei Stellplatzbuchungen, startest du gemäß Anleitung Buchung anlegen mit der ersten Buchung (ohne eine Mail zu versenden!). Wenn du anschließend GEHE ZUR BUCHUNG klickst, wirst du eine Buchung mit genau einer Teilbuchung vorfinden.

Zum Erstellen der zweiten Stellplatzbuchung hast du verschiedene Möglichkeiten. Du kannst entweder auf EDITIERE BUCHUNG (1) klicken und anschließend in dem sich öffnenden Fenster ERSTELLE STELLPLATZBUCHUNG auswählen, oder oben auf den Reiter STELLPLATZ (2) klicken und dort ERSTELLE STELLPLATZBUCHUNG anwählen.

Weitere Teilbuchung anlegen

Du kannst nun alle Informationen für eine weitere Teilbuchung anlegen. Du kannst dabei das Datum (1) und die Übernachtungsparameter (2) frei variieren, auch wenn bei den Übernachtungsparametern (z.B. Zelt, Personen) bereits die Auswahl der vorherigen Buchung übernommen wurde. Natürlich kannst du auch einen Stellplatz frei wählen.
ACHTUNG: Das Datum schließt automatisch an den vorangegangenen Buchungszeitraum an. Das haben wir als Komfortfunktion eingebaut, um häufige Aufenthaltsverlängerungen für euch noch einfacher abzubilden. Denkt also in jedem Fall daran immer das Datum zu setzen oder zu prüfen.

Nach der Auswahl des passenden Stellplatzes und der Bestätigung BUCHEN musst du keine Gastdaten mehr übernehmen, da diese Buchung dem Gast aus der ersten Teilbuchung hinzugefügt wird. Versende wieder keine Mail und klicke GEHE ZUR BUCHUNG (1).

Du kannst diesen Prozess für alle Teilbuchungen der angefragten Gruppenbuchung wiederholen. Es ist möglich innerhalb einer Gruppenbuchung mehr als 40 Teilbuchungen anzulegen.

Angebot fertigstellen und versenden

Wenn du alle Teilbuchungen angelegt hast, kannst du entweder noch individuelle Anpassungen, wie Gruppenrabatte oder Sonderwünsche auf der Rechnung vornehmen (wie du eine Rechnung anpasst, erfährst du hier) oder das Angebot direkt versenden.
Innerhalb deiner Buchung kannst du dir nochmal einen Überblick verschaffen. Im gezeigten Beispiel sind im Reiter STELLPLATZ (1) zur Buchungsnummer 197 genau drei Teilbuchungen (2) mit den Nummern 197/1, 197/2 und 197/3 angelegt. Alle Teilbuchungen sind innerhalb der Gesamtbuchung werden dem Gast (3) zugeordnet.

Bist du mit allen Teilbuchungen und möglichen Rechnungsanpassungen fertig, kannst du eine Angebotsmail an den Gast versenden. Den Ablauf dazu hast du bereits hier gelernt.
Klicke auf das Mailsymbol (1) und versende das Angebot (2).

Du hast natürlich auch hierbei die Möglichkeit noch eine individuelle Nachricht an deinen Gast zu hinterlegen. Schau dir deine Mail nochmal in der Vorschau an oder klicke direkt SENDEN.

Hinweis: Du kannst die Rechnung zum Angebot auch versenden. Wähle einfach beim Klick auf das Mailsymbol den Dialog zur Rechnung aus.

Gastsicht des Angebots

Der Gast erhält beim Angebot eine Mail mit der Auflistung aller Buchungspositionen. Sofern du Onlinezahlung für deinen Campingplatz aktiviert hast (Aktivierung hier und Stripe Integration hier), wird dein Gast mit Klicken auf Angebot annehmen auf eine Zahlungsseite weitergeleitet. Sobald der die Zahlung durchgeführt hat, wird der Zahlungsstatus in deiner Buchung auf bezahlt gesetzt.

Hinweis: Ohne aktivierter Onlinezahlung taucht in der Angebotsmail keine “Angebot annehmen” auf. Fordere den Gast hier im Angebotstext dazu auf, sich entsprechend zurückzumelden oder den Betrag auf dein Konto zu überweisen.